Jak stworzyć profesjonalną prezentację?

Wiesz już, że będziesz występować przed grupą osób. Czujesz lekkie przejęcie, bo przecież nie robisz tego na co dzień. Długo myślisz nad tym co powiedzieć, bo czas Ci dany, jest na tyle długi, że nie będziesz mógł improwizować. Układasz sobie wszystko w głowie i nagle… prezentacja! Przypominasz sobie o niej niemal w ostatniej chwili. Przecież zdecydowana większość osób, które w swym życiu widziałeś miała wyświetlaną prezentację w tle. Przygotowywać ją czy pominąć tę kwestię? Przecież jak ktoś zapyta czemu jej nie masz będziesz zawsze mógł powiedzieć, iż prezentacja w tle skutecznie rozprasza odbiorców, a jak jej nie ma to uwaga audytorium jest w 100% skupiona na Tobie. I będzie to prawda. Wiele znamienitych mówców wyłącza prezentację w momencie kiedy mają powiedzieć najważniejszą kwestię – chcą by wszystkie oczy i uszy były skupione na wypowiadanych przez nich słowach.

Ale może jednak warto poświęcić czas i wysiłek by stworzyć prezentację?

Jak sięgniemy w pamięci do prezentacji, które widzieliśmy, to można je podzielić z grubsza na dwie  grupy. Pierwsza – wersja niezbędne minimum. Robione szybko, niemal na pięć minut przed wystąpieniem, gdzie na slajdach znajdują się główne punkty, czy wypisane hasłowo myśli, takie przypominacze o czym należy powiedzieć. Druga grupa to prezentacje osób, które traktują slajdy jak wspomagacze słów – znajdują się w niej np. zdjęcia obrazujące poruszane kwestie czy wykresy potwierdzające wypowiedzi.

Co przemawia za tym, byś poświęcił swój czas i przygotował profesjonalnie wyglądającą prezentację?

Każdy z nas ma kilka kanałów percepcji (wzrokowy, słuchowy, czuciowy, ruchowy). Wg badań, w Europie, jesteśmy głównie słuchowco-wzrokowcami. Zastosowanie pomocy wizualnych podczas prezentacji zwiększa prawdopodobieństwo podjęcia decyzji w sytuacji decyzyjnej z 58 do 79%[1]. Przy zastosowaniu pomocy wizualnych siła oddziaływania prezentacji wzrasta do 43%[2]. Co ciekawe, pomoce wizualne skracają przeciętny czas trwania konferencji o 28%[3]. Dlatego też tak istotne jest przygotowanie prezentacji zarówno pod kątem warstwy merytorycznej, jak i wizualnej. W tym tekście skupimy się na tej drugiej.

Jaki szablon prezentacji wybrać?

Dla wielu nieobeznanych z Power Pointem będzie szokiem ile daje on możliwości. Wystarczy poświęcić chwilę by móc stworzyć prawdziwą perełkę. Chcąc przygotować profesjonalnie wyglądającą prezentację wybierz jeden szablon dla całego dokumentu (najlepiej o stonowanym tle, neutralnych kolorach) lub po prostu skorzystaj z czystej formatki. Pamiętaj o tytułach slajdów - usystematyzują one wiedzę i pomagą odnaleźć się tym, którzy się na chwilę wyłączyli. Im prostsza prezentacja tym lepsza. Unikaj sytuacji kiedy każdy slajd jest w innym stylu. Powstanie misz-masz, który będzie odwracał uwagę od tego co masz do powiedzenia.

Na slajdach używaj zróżnicowanej wielkości czcionki dla głównych i podrzędnych punktów (duża czcionka np. 36, mniejsza np. 26). Wybierz standardową, czytelną czcionkę (np. Ubuntu, Calibri, Arial). Gdybyś chciał coś podkreślić, zaakcentować to jak najbardziej skorzystaj z innego kroju pisma, jednak nie przesadzaj z ilością – dwa będą dobrze wyglądać, trzy mogą być już odebrane jako chaos. Używaj pisanych liter zamiast drukowanych. Po pierwsze lepiej się nam je czyta, a po drugie, przyjęło się, że drukowane litery oznaczają krzyk. Nie chcesz chyba, by Twoje audytorium myślało, że na nich krzyczysz? I na koniec kolor czcionki – koniecznie mocno kontrastujący z kolorem tła.

Możesz mieć pokusę by zastosować animacje, które są dostępne w programie. Jednak stosuj je z umiarem! Unikaj rozpraszających, szybkich animacji. Konsekwentnie stosuj raz użyte efekty, czcionki, animacje. Wierz mi, że są osoby wrażliwe, które wyłapią każdą nieścisłość 😊 Stosuj proste, jasne wykresy, diagramy, tabele. Korzystaj z ikonek i fotografii adekwatnych do tematu. Pamiętaj, że zdjęcia wyszukane w przeglądarce internetowej posiadają prawa autorskie. Nie narażaj się na nieprzyjemności i korzystaj z licznych bezpłatnych baz fotografii o wysokiej rozdzielczości. Staraj się nie używać clipartów  - uważane są za niemodne.

W jakiej kolorystyce utrzymać prezentację?

To temat rzeka, jednak zanim zdecydujesz, dowiedz się kto będzie Twoim audytorium. Głównie kobiety czy mężczyźni? Osoby bardzo młode czy starsze? Poznanie odpowiedzi na te pytania zdeterminują odpowiedź.

Ludzie w różnym wieku inaczej reagują na konkretne kolory. Osoby starsze będą uznawały kolory spoko­jne i powś­ciągliwe (przy­jemne dla oka), za najbardziej atrak­cyjne. Młodzież doceni jaśniejsze i bardziej żywe barwy. Rozróżnij te kat­e­gorie wiekowe uży­wa­jąc odpowied­niej palety kolorów dla każdej z grup. To nat­u­ralny stan, biorąc pod uwagę fakt, że ludziom, z biegiem czasu, pog­a­rsza się wzrok.

Nasze pref­er­encje w znacznej mierze uwarunk­owane są przez naszą płeć. Mężczyźni zwykle prefer­ują na przykład pomarańc­zowy ponad żół­ty, etc. Udowod­niono, iż kobi­ety dostrze­gają o wiele więcej kolorów niż mężczyźni; innymi słowy, pod­czas gdy mężczyźni uznają brzoskwin­iowy, turku­sowy i paw­iowy jedynie za pewne wyobraże­nia, przed­staw­icielki płci pięknej wiążą je z kolorami. Odrzuć także wszelkie uprzedzenia: jeśli twoimi odbior­cami są kobi­ety, nie koloruj całej strony na różowo.

 

Nie korzystaj w swojej prezentacji ze zbyt jasnej kolorystyki. Dlaczego? Nawet najlepiej przygotowana prezentacja nie zostanie dobrze odebrana jeśli będzie wyświetlana ze starego rzutnika. Rozdzielczość jest tu bardzo ważna – jeśli wybierzemy zbyt bliskie tony kolorów mogą one nie zostać prawidłowo odczytane przez urządzenie. Również stopień zaciemnienia sali będzie miał duże znaczenie – im jaśniejsza sala tym gorzej widzialne będą rzeczy o jasnej barwie.

Jest wiele czynników wpływających na dobrze przygotowaną prezentację. Pamiętaj jednak, że prezentacja ma jednak być tłem do Twojego wystąpienia. I to na nim ma być skupiona uwaga.

 

[1] Badanie przeprowadzone w Wharton Institute for Aplied Reaserch na Uniwersytecie w Pensylwanii

[2] Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie w Minnesocie

[3] Badanie przeprowadzone w Wharton Institute for Aplied Reaserch na Uniwersytecie w Pensylwanii